행정논평

처분사전통지서를 받았을 때 민원인이 가장 먼저 할 일은 기한 확인이다. 그 다음은 내용 해체다.
아래 순서대로 대응하면 된다.

1. 먼저 기한을 확인한다
처분사전통지서에는 의견제출기한이 있다. 이 기한을 놓치면 행정청은 “의견 없음”으로 처리할 수 있다. 따라서 기한 내 제출이 어렵다면 먼저 기한연장을 요청해야 한다. 예시 문구는 다음과 같다.
: “귀청의 처분사전통지에 대하여 의견을 제출하려 하나, 위반 위치·면적·법적 근거 및 관련 자료 확인이 필요합니다. 현장 확인, 관련 공부 열람, 전문가 검토를 위하여 의견제출기한을 ○일까지 연장하여 주시기 바랍니다”

기한연장 요청을 했다고 해서 자동으로 연장되는 것은 아니다. 따라서 가능하면 기한 내에 최소 의견이라도 제출해야 한다.
: “세부 의견은 추가 제출하겠다”는 방식으로라도 기록을 남기는 것이 안전하다.

2. 처분사전통지서의 필수 항목을 점검한다
처분사전통지서를 받으면 다음 항목을 체크해야 한다.
– 처분 제목이 명확한가
– 당사자 이름과 주소가 맞는가
– 대상 필지와 건축물이 정확한가
– 위반 위치가 특정되어 있는가
– 위반 면적, 높이, 길이, 수량이 기재되어 있는가
– 위반 유형이 무엇인지 명확한가
– 처분 원인이 되는 사실이 구체적인가
– 처분 내용이 명확한가
– 법적 근거 조항이 구체적인가
– 의견제출기한이 적절한가
– 의견제출기관과 제출방법이 적혀 있는가
– 의견 미제출 시 처리방법이 적혀 있는가
– 현장사진, 위치도, 산정자료가 첨부되어 있는가
– 이후 예상되는 시정명령·원상회복명령 범위와 일치하는가

이 중 하나라도 불명확하면 의견제출서에 적어야 한다.

3. 서식 오류가 있으면 바로 지적한다
서식 오류는 단순 오타일 수도 있고, 중대한 절차 하자일 수도 있다. 단순 오타는 처분 자체를 뒤집지는 못할 수 있다. 그러나 대상 필지, 위반 위치, 면적, 법적 근거, 의견제출기한, 처분 내용 오류는 다르다. 예시 문구는 다음과 같다.
: “귀청의 처분사전통지서에는 처분대상 필지가 ○○로 기재되어 있으나, 실제 현장 위반사항은 ○○필지와 ○○필지에 걸쳐 존재합니다. 처분대상 특정이 불명확하므로, 현장 재확인 후 대상 필지와 위반 위치를 정정하여 재통지하여 주시기 바랍니다”

또는 이렇게 쓸 수 있다.
: “귀청의 통지서에는 처분의 법적 근거가 ‘건축법 위반’으로만 기재되어 있을 뿐, 구체적인 조항과 위반 유형이 특정되어 있지 않습니다. 당사자가 방어권을 행사하기 위해서는 무단증축, 대수선, 용도변경, 공작물 설치, 형질변경 등 위반 유형과 근거 조항이 구체적으로 특정되어야 합니다”

4. 처분 대상이 누락되었으면 반드시 기록한다
처분사전통지서에는 일부 위반사항만 적혀 있고, 실제 현장 문제는 더 넓을 수 있다. 예를 들어,
: 대지의 석축만 적혀 있지만 농지 부분에도 석축이 이어져 있을 수 있다.
: 무단증축만 적혀 있지만 형질변경과 우수 배수시설 문제가 함께 있을 수 있다.
: 석축만 적혀 있지만 석축 배면 토사, 배수시설, 하측 토지 침수 문제가 원상회복 방법과 연결될 수 있다.

이 경우 의견제출서에 이렇게 적어야 한다.
: “귀청의 처분사전통지서는 ○○ 부분만을 대상으로 하고 있으나, 실제 현장에는 ○○, ○○, ○○가 구조적으로 결합되어 있습니다. 특히 원상회복명령의 실효성을 확보하기 위해서는 우수 배수시설의 설치상태, 배출방향, 석축 배면 토사와의 관련성을 함께 확인해야 합니다. 위 사항을 누락한 채 일부 시설만 대상으로 시정명령을 할 경우, 원상회복 범위와 방법이 불명확해질 수 있습니다”

5. 기일 지연 또는 행정청의 지연 행태를 기록한다
행정청이 처분사전통지를 보내 놓고 장기간 후속 처분을 하지 않거나, 반대로 통지를 늦게 보내고 짧은 기한만 주는 경우가 있다. 두 경우 모두 기록해야 한다.

– 후속 처분이 지연되는 경우에는 이렇게 쓸 수 있다.
. “귀청은 2026년 ○월 ○일 처분사전통지를 하였으나, 현재까지 후속 처분 여부, 검토 결과, 의견 반영 여부를 통지하지 않고 있습니다. 처분사전통지에 대한 본인의 의견제출 내용이 어떻게 검토되었는지, 후속 처분을 할 것인지, 처분을 하지 않는다면 그 사유가 무엇인지 문서로 회신하여 주시기 바랍니다”

– 의견제출기한이 촉박한 경우에는 이렇게 쓸 수 있다.
. “본 통지는 ○월 ○일 도달하였고, 의견제출기한은 ○월 ○일로 기재되어 있어 실제 의견제출 준비기간이 지나치게 부족합니다. 현장 확인, 관련 자료 확보, 법령 검토가 필요한 사안이므로 충분한 의견제출기간을 보장하여 주시기 바랍니다”

6. 처분사전통지 없이 처분이 나온 경우
처분사전통지 없이 시정명령이나 원상회복명령이 나온 경우, 먼저 사전통지 생략 사유를 요구해야 한다. 예시 문구는 다음과 같다.
: “귀청은 본인에게 의무를 부과하거나 권익을 제한하는 처분을 하면서 처분사전통지 및 의견제출 기회를 부여하지 않았습니다. 처분사전통지를 생략한 법적 근거와 구체적 사유를 문서로 밝혀 주시기 바랍니다. 본 사안이 긴급 처분이 필요한 경우인지, 의견청취가 현저히 곤란하거나 명백히 불필요한 경우인지 구체적으로 설명하여 주시기 바랍니다”

이 답변은 이후 행정심판이나 행정소송에서 중요한 자료가 된다.

7. 처분사전통지와 시정명령·원상회복명령 내용이 다른 경우
이 경우는 매우 중요하다. 처분사전통지 단계에서 의견을 낼 기회를 준 범위와 실제 처분 범위가 달라지면, 당사자는 달라진 부분에 대해 방어권을 행사하지 못한 것이 된다. 예시 문구는 다음과 같다.
: “귀청의 처분사전통지서는 ○○ 부분을 대상으로 하였으나, 이후 시정명령서는 ○○ 부분까지 포함하고 있습니다. 본인은 추가된 부분에 대하여 사전통지 및 의견제출 기회를 부여받지 못하였습니다. 따라서 추가된 처분대상에 관하여 별도의 처분사전통지 및 의견제출 기회를 부여하여 주시기 바랍니다”

또는 이렇게 쓸 수 있다.
: “처분사전통지서에는 자진철거 대상과 원상회복범위가 명확히 특정되어 있지 않았음에도, 시정명령서에는 구체적 원상회복을 명하고 있습니다. 이는 처분사전통지 단계에서 방어권 행사가 불가능했던 부분이므로, 처분대상과 원상회복 범위를 특정하여 재통지하여 주시기 바랍니다”

8. 의견제출서의 기본 구조
의견제출서는 다음 순서로 쓰는 것이 좋다.
– 제목
. “처분사전통지에 대한 의견제출서”
– 사건 표시
. 통지번호, 통지일, 처분 예정 제목, 대상 필지, 담당 부서
– 기본 입장
. 수용, 비수용, 부분 수용 중 하나를 명확히 표시
– 사실관계 의견
. 위반 위치, 면적, 필지, 설치자, 설치시점, 현장상태에 대한 의견
– 법적 의견
. 적용 법령, 처분 대상, 처분 범위, 절차 하자에 대한 의견
– 절차상 하자
. 서식 오류, 기한 문제, 자료 누락, 통지 범위와 처분 범위 불일치 등
– 요청사항
. 재통지, 현장 재확인, 자료 제공, 기한 연장, 처분 보류, 대상 정정, 의견 반영 요구
– 첨부자료
. 사진, 도면, 항공사진, 건축물대장, 등기부, 전문가 의견 등

의견제출서 마지막에는 이렇게 정리할 수 있다.
: “본인은 위반사항 전부를 부인하는 것이 아니라, 귀청의 처분사전통지 내용 중 사실관계·대상범위·법적근거·원상회복 방법이 불명확하다는 점을 지적하는 것입니다. 귀청은 본 의견을 검토한 후 처분대상, 위반내용, 원상회복 범위, 법적근거를 명확히 특정하여 후속 처분 여부를 결정하여 주시기 바랍니다”

이와 같이 써야 한다.

관련 기록: 「사건기록 15. 처분사전통지는 ‘처분 전 마지막 안내’가 아니라 ‘다툴 수 있는 첫 문서’다」
관련 해석: 「행정행태 15. 형식적 처분사전통지는 민원인을 더 혼란스럽게 만든다」
관련 해석: 「법령해석 15. 처분사전통지는 ‘의견을 낼 수 있는 권리’를 보장하는 절차다」